Cómo cosechar los beneficios a largo plazo de los eventos especiales -- Habitat for Humanity Int'l 1

Cómo cosechar los beneficios a largo plazo de los eventos especiales

Por Ernesto Castro

Hábitat para la Humanidad es bien conocida por sus exitosos eventos especiales que reúnen a miles de voluntarios en todo el mundo para construir casas junto con personas carenciadas. Aunque nosotros disfrutamos participando en estos eventos y nos enorgullecemos de sus resultados, ¿nuestros programas nacionales han cosechado adecuadamente los resultados a largo plazo de los eventos?

Como éstos son simplemente medios que nos ayudan a lograr nuestra misión, deben crear el marco para que la organización nacional o local llegue a más personas carenciadas.

Desde el punto de vista del programa nacional, se debe distinguir claramente entre las metas a corto y a largo plazo del evento; aquellas relacionadas con el evento mismo son a corto plazo, mientras que las otras a largo plazo se enfocan en el impacto que aquél tendrá en el desarrollo y crecimiento futuros de la organización. En Hábitat, tendemos a ser muy exitosos para lograr los objetivos a corto plazo. Debemos esforzarnos más para aprovechar los objetivos a largo plazo y adoptar mejores mecanismos complementarios para fortalecer los contactos y las relaciones creados durante el evento.

Si un evento especial es una herramienta para poder lograr metas más ambiciosas, ¿cómo podemos garantizar los beneficios a largo plazo para el programa nacional que organiza ese evento? Ésta no es una pregunta fácil de responder y no hay una sola respuesta. Sin embargo, debido a mi participación en eventos especiales de Hábitat en los últimos años, quisiera hacer algunas sugerencias sobre lo que las oficinas nacionales pueden hacer para aprovechar el impacto del evento especial en el crecimiento y desarrollo futuros de la organización.

La organización nacional (NO) puede organizar un evento especial con o sin apoyo de HFHI. Dependiendo de la magnitud y tipo de evento, y sus resultados esperados, debe haber un cambio en todos los niveles de la ON.

1. Reestructuración de la ON

Las tres áreas fundamentales que se deben considerar son:

  • Desarrollo de recursos y comunicaciones: Los eventos especiales tienen la capacidad de generar nuevos contactos y atraer a donantes y voluntarios nuevos. Si un objetivo a largo plazo del evento especial es aumentar la capacidad de desarrollo de recursos (DR) de la organización, se debe contratar nuevo personal, por ejemplo, para los regalos no monetarios, escribir y hacer un seguimiento de propuestas y redactar informes para los donantes, en forma coordinada con el departamento de finanzas. Como las comunicaciones son fundamentales para las actividades de DR, la oficina nacional debe contratar a una persona para que se concentre en la generación de mensajes.
  • Construcción: Si el resultado esperado del evento es aumentar la capacidad de construcción de la organización, y la oficina nacional interviene activamente en la construcción de viviendas, se debe aumentar la cantidad y la experiencia técnica del personal gerencial del área. Es fundamental que los planos de las casas, presupuestos, listas de materiales, etc., estén disponibles en todas las regiones donde la ON construye, lo cual facilitará un aumento de escala de las actividades de construcción después del evento. Si la ON construye casas mediante proyectos conjuntos, es importante tomar en cuenta un personal suficiente en el protocolo de intenciones con el socio.
  • Finanzas: Todo evento especial afecta al equipo financiero de una forma u otra; por ejemplo, se necesita más personal para determinar los gastos y redactar informes internos o externos o controles de inventario. El equipo financiero cumple un rol fundamental en la preparación de informes y el control y la administración de los fondos de modo apropiado, lo cual es esencial para mantener nuestra credibilidad ante los donantes.

2. Preparar mentalmente al personal
Cada evento es singular. Si queremos tener éxito a largo plazo, debemos pensar en forma diferente aún antes de comenzar a planificar. El personal de la oficina nacional debe tener una mentalidad abierta sobre cómo hacer las cosas, recibir a nuevos empleados con destrezas especiales y trabajar con gente nueva de distintas culturas y perspectivas. Por ello, debemos atesorar valores como la honestidad, tolerancia y apertura mental y estar dispuestos a comunicarnos para enfrentar los problemas que escapan a nuestra experiencia. Si el personal no está preparado apropiadamente, será más difícil lograr las metas a corto plazo del evento y, en consecuencia, no se podrán alcanzar aquéllas a largo plazo.

3. Preparar a las familias propietarias

  • Equipo de desarrollo comunitario: Es fundamental que la ON forme un equipo flexible y experimentado que pueda trabajar con las familias propietarias. Durante los eventos especiales, Hábitat trata con grandes grupos de familias, lo cual podría ser más difícil que el enfoque tradicional de tratar con familias individuales. La flexibilidad es importante porque el personal tendría que adaptar el programa de capacitación, tomando en cuenta las actividades económicas de las familias propietarias, para que la mayoría de ellas pueda participar en reuniones y cursos de capacitación importantes. La experiencia previa ha demostrado que el personal de Hábitat que interviene en las actividades de capital de trabajo de las familias propietarias facilita la comunicación y el seguimiento de los problemas que podrían surgir durante el proceso. Al mismo tiempo, las personas que trabajan en el proyecto reciben una fuente de información de primera mano.
  • Programa de capacitación: Los eventos especiales demandan hacer ajustes al programa de capacitación regular para las familias propietarias. Además de la capacitación tradicional en los principios de HFH o educación financiera, se deben considerar otros temas. Por ejemplo, si el resultado esperado del evento es construir una nueva comunidad, se debe prestar una especial atención a las nuevas relaciones e interacciones que se generarán. Surgirán responsabilidades comunitarias como la recolección de la basura, el suministro de agua y el mantenimiento de los edificios de los servicios públicos. Todas estas actividades se deben coordinar con las familias propietarias, quienes serán los usuarios y beneficiarios finales, pero HFH cumple un importante rol en la facilitación del proceso.
  • Programa de autoconstrucción: Es primordial identificar el calendario; las actividades que se realizarán antes, durante y después del evento; y si las familias están disponibles para hacer las tareas que son parte del programa. Un sistema de seguimiento simple y eficaz facilitará el seguimiento de las familias, identificando aquéllas que marcarán la pauta y servirán como ejemplo para las otras que estén retrasadas con respecto al calendario. Si trabajamos con familias de zonas rurales, debemos considerar las temporadas de cultivo, los festivales y los feriados que pudieran afectar su rendimiento.
  • Planes de refuerzo: Es bastante normal que algunas familias decidan no intervenir a último momento. La oficina nacional debe poder tener una [familia] alternativa lista y prepararla a tiempo, y ajustar el programa de capacitación con actividades durante y después del evento.

4. Cómo medir el éxito
Se deben ajustar los parámetros usados para medir el éxito. En este contexto, el costo del evento es un problema común, porque debe ser considerado desde la perspectiva de los resultados esperados, en vez de un gasto simple. Si queremos aumentar nuestra capacidad, debemos invertir proporcionalmente. A veces, no podemos ver los resultados de inmediato. Se debe capacitar a los dirigentes nacionales por anticipado para que puedan transmitir la capacitación al personal local principal con el fin de estar preparados para las fases de planificación, ejecución y seguimiento. La planificación debe ser ambiciosa y realista. Las condiciones locales de la ON, así como su potencial, se deben tomar en cuenta para que podamos sacar provecho del evento.

Todo tipo de proyecto costará más, si se lo compara con los programas regulares. Un proyecto es algo temporal, con necesidades y características específicas, y fechas límite y servicios por entregar definidos, que no se pueden comparar con la forma normal de hacer las cosas. Por ello, es necesario contar con procedimientos, empleados y documentos nuevos. Por ejemplo, una nueva campaña de relaciones públicas tendrá consecuencias que no podremos medir en el momento, pero que, si es realizada correctamente, podremos ver los resultados y el impacto positivo a largo plazo. Un evento especial plantea desafíos desde una perspectiva de la logística y comunicaciones (ambas podrían representar hasta el 45 por ciento del costo), lo cual no es común en la mayoría de los programas de Hábitat. Al mismo tiempo, parte del éxito de las metas a largo plazo depende de estas dos áreas.

5. Gobernabilidad

Un evento especial requiere contactos, esfuerzos y compromisos adicionales y más flexibilidad para un seguimiento. Si queremos llegar a más gerente carenciada, ésta es una oportunidad de abogar por ellos, comunicando el mensaje a distintos sectores y aportando recursos frescos (contactos, fondos y compañías) para lograr nuestra misión.

Se debe definir claramente los roles y las responsabilidades de cada interesado en un proyecto especial, y cada uno de ellos deben ser responsable de sus acciones. Siempre manténgase enfocado y considere el evento como una herramienta para lograr la misión de Hábitat.

Un evento especial "nos priva" de la zona de comodidad en la cual estamos acostumbrados a trabajar, porque traerá cambios, nuevas oportunidades y también responsabilidades. Sin embargo, si estamos preparados adecuadamente, nuestros programas cosecharán los beneficios muchas veces más.

Ernesto Castro trabaja para el Proyecto JCWP 2008 y participó en otros dos anteriores (México e India), el Proyecto de Respuesta a la catástrofe del Tsunami en Tailandia e Iniciativas para la Atención de Desastres en la oficina de área de América Latina y el Caribe.