Comunicaciones y transmisión de mensajes para un evento especial -- Habitat for Humanity Int'l 1

Comunicaciones y transmisión de mensajes para un evento especial

Por Jennifer Lindsey

Los eventos especiales son oportunidades excelentes para dar a conocer más Hábitat para la Humanidad y nuestra misión. De hecho, uno de los objetivos principales de los eventos es llamar la atención, concienciar a la gente y conseguir nuevos partidarios y voluntarios. Con el renovado enfoque de Hábitat en la defensoría de la causa, los eventos también pueden crear una oportunidad para destacar los problemas de las viviendas inhabitables en el ámbito local y mundial, así como las muchas formas en que las personas pueden hacer una diferencia.

Sin embargo, para lograr estas metas, se debe contar con un plan. La mejor forma de abordar un plan de comunicaciones para un evento es dividirlo en tres partes: antes, durante y después.

Antes

Tan pronto como decida realizar una actividad especial, comience a elaborar su plan de comunicaciones. Dependiendo del tamaño del evento, puede llevar varios meses preparar todos los materiales de comunicaciones y contactar a la gente apropiada para garantizar que esa actividad reciba la atención pública que se merece y cause el impacto adecuado. Un plan de comunicaciones debe incluir: la meta, tema, mensajes, audiencias, mecanismos y un calendario. También debe incluir una sección especial sobre comunicaciones con patrocinadores corporativos.

Se debe haber determinado la meta del evento cuando éste fue concebido originalmente. ¿Por qué está organizando un evento especial? Éste es el primer componente del plan de comunicaciones, porque todos los materiales y las actividades deben apoyar esta meta. El siguiente punto a determinar es el tema del evento, el cual debe capturar el sentimiento de la semana, es decir, cómo usted quiere que todos los voluntarios, donantes, personal, propietarios de las casas y la comunidad local se sientan en el transcurso de la obra. El tema se utilizará en todos sus materiales de voluntarios, información para patrocinio y el kit de prensa. Aunque los Proyectos de Obra Jimmy Carter no tienen usualmente el tamaño ni el alcance de la mayoría de las actividades organizadas en todo el mundo Hábitat, los ejemplos de ciertos Proyectos JCWP recientes nos permiten echar un vistazo a cómo se pueden usar para crear un clima. El tema del Proyecto JCWP 2006 fue “Cómo construir el futuro... con las familias, comunidades y naciones”; en 2005, el tema fue "Cómo hacer realidad una visión de futuro".

El tema conlleva los mensajes. ¿Cuáles son las cosas fundamentales que las personas deben saber sobre la misión de Hábitat para la Humanidad, la comunidad local en la cual la obra tendrá lugar, las estadísticas habitacionales en el área y las metas a corto y a largo plazo de Hábitat en la zona? Ser coherentes es la clave. Preparando estos mensajes de entrada, usted puede garantizar que todos los participantes de la actividad compartan los mismos puntos principales en todas sus reuniones, correspondencia y materiales. Los especialistas en publicidad afirman que las audiencias no recuerdan un mensaje, salvo que lo escuchen por lo menos siete veces. Entonces, repita los mismos mensajes en todos los materiales del evento.

¿Pero quiénes son esas audiencias? Ése es el siguiente punto en su plan de comunicaciones. Las audiencias de interés para los eventos pueden incluir los medios de comunicación, voluntarios, organizaciones religiosas, funcionarios gubernamentales, organizaciones socias, la comunidad local, posibles donantes importantes, es decir, cualquier persona que participará en, o se beneficiará de o será influenciada posiblemente por su evento para respaldar Hábitat para la Humanidad y nuestra misión. Trate de evitar indicar "el público en general" como una de sus audiencias. Aun si desea llegar a una amplia base de personas, sus iniciativas serán menos exitosas si no puede diferenciar los distintos segmentos del público. Y ésa es, justamente, la siguiente parte de su plan de comunicaciones: cómo llegar a sus audiencias de interés.

Aquéllas a las que trata de llegar revelarán los mecanismos y las actividades de comunicación que utilizará para el evento. Por ejemplo, los medios de comunicación pueden ser tanto una audiencia de interés como un mecanismo para llegar a otras audiencias. Usted se puede contactar con los medios por medio de comunicados y conferencias de prensa y llamadas complementarias (¡asegúrese de tener una lista actualizada de los medios antes de comenzar!). Se puede contactar con los voluntarios, donantes y otros amigos de Hábitat que ya tiene mediante su sitio web o boletines informativos.

Cuando enumere los materiales que necesitará, recuerde preparar reseñas de todos los propietarios que participarán en la actividad para compartirlas con los voluntarios, medios y terceros. Coordine con el equipo de logística del evento la preparación de pancartas o carteles de casas.

Los socios corporativos cumplen un rol fundamental en la mayoría de los eventos especiales. Es importante encontrar la manera de reconocer su trabajo conjunto antes de y durante el evento, sin dejar de perder de vista la misión y el mensaje de Hábitat para la Humanidad en el proceso. Desarrollar y llegar a un acuerdo respecto de un plan de comunicaciones que se adecue a las metas de la organización trazará el rumbo apropiado cuando nuevos patrocinadores comiencen a participar. Sin embargo, siempre es útil incluir una sección especial en su plan de comunicaciones sobre cómo usted otorgará reconocimiento a los patrocinadores corporativos y cuáles son los materiales adicionales que el equipo de desarrollo de recursos podría necesitar para lograr más patrocinio.

Por último, elabore un calendario que defina cuándo se terminará cada etapa del plan de comunicaciones y quién será responsable de hacerlo.

Durante

Las tareas de comunicación durante un evento especial se enfocan principalmente en el manejo de los medios de comunicación y la cobertura del evento para los materiales de Hábitat. El manejo de los medios incluye registrarlos y darles la bienvenida a su llegada; asegurarse de que se reúnan y entrevisten a las familias propietarias, voluntarios y personal principal de Hábitat; e invitarlos a inauguraciones de casas y ceremonias de inauguración y cierre. Dependiendo de la magnitud del evento, la participación de partidarios o voluntarios prominentes y la cantidad de patrocinadores corporativos, usted también pudiera elegir organizar una conferencia de prensa para lograr una mayor cobertura de los medios. Una conferencia de prensa se debe planificar al menos dos semanas antes de la semana del evento.

No obstante, no cuente solamente con los medios para resaltar los aspectos destacados de su evento. Asigne a alguien para que escriba una nota y entreviste a las familias propietarias y voluntarios durante toda la semana. Haga que un miembro del personal o fotógrafo independiente esté presente en el lugar durante todo el evento para que saque fotos para su sitio web, boletines informativos y folletos y los archivos de Hábitat para la Humanidad. Considere enviar comunicados de prensa y hasta fotos a los medios locales después de las etapas claves durante la semana. ¡No se olvide de enviar fotos e historias al equipo de comunicaciones de Hábitat para la Humanidad Internacional para aumentar la publicidad de su evento en todo el mundo Hábitat!

Después

Aunque el evento se haya terminado, los propietarios ya tengan las llaves de sus casas, los voluntarios se hayan ido y las pancartas se hayan sacado, su trabajo aún no ha concluido. Ahora es el momento de revisar los cortos de los medios de comunicación para determinar si el evento tuvo una buena cobertura, contactarse con los medios principales que participaron para agradecerles la cobertura y ofrecer entrevistas complementarias y archivar y ponerle leyendas a todas las fotos. Además, usted pudiera enviar reseñas de artículos o boletines informativos a los voluntarios, patrocinadores y otras personas cuando las familias se muden a sus hogares.

Si vale la pena organizar un evento especial, también lo es formular un plan de comunicaciones que contribuya a garantizar su impacto duradero mediante un contacto eficaz, coherente y preciso con sus audiencias principales.

Jennifer Lindsey es la Directora Sénior de Comunicaciones Internacionales y para la Defensoría de la Causa en Hábitat para la Humanidad Internacional.


Plan de comunicaciones en el caso de crisis para un evento

En todos los eventos, no importa cuán bien se hayan planificado, habrá una probabilidad de que algo salga mal; esto podría ser una catástrofe natural en la zona, una emergencia médica en el sitio, un disturbio civil en la ciudad, o un desastre en otra parte del mundo que podría afectar a los participantes del evento. Así como necesita un plan para promoverlo, usted debe planificar de antemano cómo manejará una posible crisis.

El primer paso para elaborar un plan de comunicaciones en caso de crisis es identificar un equipo de manejo de crisis, el cual debe consistir en el personal clave de Hábitat que estará en el lugar durante el evento: el equipo gerencial local de Hábitat; los dirigentes superiores de HFHI (si correspondiera); y los representantes de los equipos de logística, construcción y comunicaciones del evento; los coordinadores de los voluntarios, etc. Se debe notificar a todos los miembros del importante equipo de manejo de crisis que son parte de éste con mucha antelación del evento, para que comprendan sus roles y trabajen juntos en el plan.

El equipo de manejo de crisis debe reunirse al menos una vez antes de empezar el evento para platicar y ponerse de acuerdo sobre: un punto de reunión en el sitio del equipo; los procedimientos de comunicación (por ejemplo, lista de teléfonos por orden de prioridad e información de contacto) para informar a todos los miembros del equipo si se produce una emergencia; un vocero designado; y un plan escrito de las medidas específicas que se tomarán ante diversas eventualidades (por ejemplo, quién viajará con el voluntario lesionado al hospital, quién notificará a un pariente, quién decidirá si el evento debe continuar o ser cancelado en el caso de una crisis mundial, quién se comunicará con la policía local). En general, un representante sénior de Hábitat para la Humanidad actúa como vocero, con el apoyo y el asesoramiento del representante de comunicaciones. Se debe informar a todos los otros miembros del equipo y al personal de Hábitat a quién se debe notificar dentro de su equipo y garantizar que la información sea compartida de modo prudente para no sembrar el pánico ni crear otros problemas.

Aunque esperamos que ninguna de estas actividades sean necesarias en ningún evento de Hábitat, es mejor estar preparado con un equipo designado que conozca su función y pueda ayudar a restaurar el orden y devolver la calma ante una situación.