Logística: una planificación y ejecución perfectas -- Habitat for Humanity Int'l 1

Logística: una planificación y ejecución perfectas

Por Aileen Pistone

La logística de la planificación de un evento especial cubre toda la gama, de hacer que los voluntarios participen más allá de la preparación real a construir las casas. Para este artículo, definiré la logística como el componente que respalda la participación de los voluntarios en el sitio de una obra acelerada: transporte, alojamiento, comidas, seguridad, servicios de emergencia, entretenimiento, disponibilidad de mercancías, servicios sanitarios, preparación para el manejo de crisis y cuestiones climáticas, entre muchos otros detalles fundamentales.

Habiendo dirigido equipos de logística para muchas obras especiales de Hábitat en el mundo, he aprendido que todo se resume en dos palabras: planificación y ejecución. La falta de un liderazgo apropiado en cualquiera de estas dos áreas puede dar como resultado muchas noches de insomnio y el desgaste del personal. ¿Cómo puede evitar este problema y hacer todo lo posible para alcanzar sus metas y mantener un equipo cordial y entusiasta?

Uno de los recursos que se ha utilizado en varios de los Proyectos de Obra Jimmy Carter consiste en contratar una compañía organizadora de eventos externa para ayudar con la logística. Aunque ésta es una gran idea, le recomiendo que tenga en cuenta los tres puntos siguientes (si organiza un evento más pequeño y no puede costear una empresa externa, por favor considere el primer y el tercer punto y luego lea las sugerencias sobre planificación en el recuadro).

1. Personal interno

Asigne a una persona de su equipo para que trabaje con la compañía organizadora de eventos todo el tiempo. Esta compañía puede organizar una excelente actividad, pero necesita comprender cómo funciona internamente una actividad de Hábitat. Sugerencias útiles:

  • La persona designada para trabajar con la compañía organizadora de eventos debe ser una persona detallista que tenga excelentes destrezas de planificación y ejecución. Es probable que no encuentre una compañía que satisfaga todas sus necesidades logísticas; por ello, el miembro de su personal designado tendrá que cubrir esta carencia y hacer las tareas adicionales. Por ejemplo, los servicios de emergencia pueden ser algo en los cuales la compañía organizadora de eventos no tiene experiencia y, por lo tanto, usted pudiera no querer que la empresa administre esa área.
  • Antes de comenzar el proceso de contratar una compañía organizadora de eventos, la persona designada debe trabajar en estrecha colaboración con el equipo financiero para confeccionar un presupuesto realista para su actividad. Esto le permitirá contar con cifras que podrá cotejar con la compañía.

En un país africano, una compañía organizadora de eventos no nos informó de entrada sus comisiones. Aunque no hay problemas en que la compañía cobre comisiones, usted debe conocerlas, para que no tenga que pagar una gran suma además de lo que la empresa gana por cada reservación que hace en su nombre. Usted podrá detectar mejor las señales de alarma tomándose tiempo para establecer los costos reales cuando confecciona su presupuesto.

  • El miembro designado de su personal debe fijar las fechas límite con las cuales la compañía organizadora de eventos deberá cumplir. Envíe a la compañía un formato y espere sus informes semanales. Reúnase con ellos al menos una vez por semana. La persona que trabaja con la compañía será responsable de ayudar a determinar a quién utilizará usted para cada área logística (por ejemplo, servicio de comidas, empresa de transporte, etc.), basándose en lo que la compañía organizadora de eventos le informe. Se deberá seguir la política de HFHI de conseguir al menos tres cotizaciones.

2. Cómo contratar la compañía organizadora de eventos apropiada
Contratar la mejor compañía que satisfaga sus necesidades es fundamental. Aunque puede contratar la mejor empresa en la industria, la compañía debe ser la mejor para usted. Sugerencias útiles:

  • Algunos miembros de su equipo deben ofrecer una exposición ante cada compañía interesada de lo que prevén para la actividad y sus necesidades. Sea específico. Usted puede mostrar fotos de otras actividades a la compañía, pero no les entregue materiales impresos que se puedan llevar consigo; la compañía debe hacer su propia investigación.
  • Permita que la compañía le presente una propuesta formal sobre los servicios que puede prestar y los costos; ésta también debe incluir fotos de actividades anteriores realizadas y varias referencias.
  • Es de esperar que usted haya reducido la lista a tres o menos compañías. Visite las oficinas de la empresa; vea cómo trabaja el personal. ¿Son puntuales con sus reuniones y son profesionales y corteses? Preste atención a los detalles y recuerde que si la compañía no puede organizar una reunión para la propuesta y su personal no se ocupa de los detalles en su oficina, la empresa no organizará bien el evento.

En un país asiático, visité las oficinas de la compañía organizadora de eventos más importante en una ciudad de 13 millones. Era una oficina muy desorganizada y su personal se había olvidado de que había arreglado una reunión con nosotros. Esta visita fue fundamental en nuestro proceso de toma de decisiones, porque no los contratamos.

  • Verifique las referencias provistas por la compañía. La experiencia es el mejor maestro; usted debe evitar que su evento se convierta en una nueva experiencia para una compañía. Este paso es fundamental para usted comprenda mejor lo que ésta es capaz de hacer realmente. Por ejemplo, la empresa no tiene experiencia previa en servir comidas una detrás de la otra cuando hay más gente que la esperada.

3. ¡Contratos, contratos y más contratos!
Si no firma un contrato, usted no tiene ninguna garantía de que la compañía le prestará los servicios prometidos. Esto puede ser preocupante cuando se acerca el proyecto y no se ha alcanzado ningún progreso. Aprendí a fuerza de golpes lo que se debe incluir.

Mientras organizaba un evento en América Latina, entregamos el cheque final a la compañía organizadora de eventos al terminar el proyecto, para que se pudieran saldar los pagos finales a los hoteles. La compañía desapareció con el dinero; hasta ese momento, se había desempeñado bastante bien. No hubo forma de prever lo que ocurriría. Para el siguiente evento, retuvimos una cantidad final (escrita en nuestro contrato con la empresa), hasta que la compañía organizadora de eventos saldó todas las transacciones en nuestro nombre. Funcionó.

  • Su contrato general con la empresa debe incluir tantos detalles como sea posible, y los periodos de pago se deben basar en los servicios por entregar, especificados en su programa.
  • Revise los contratos individuales para cada uno de los servicios por entregar. Por ejemplo, aunque el contrato de la compañía organizadora de eventos puede indicar claramente que ésta es responsable de firmar el contrato con - y pagar a - la empresa de transportes, su oficina debe repasar y aprobar el contrato antes de firmarlo. Así como los periodos de pago se deben basar en los servicios por entregar, los contratos más pequeños deben incluir todos los detalles en los que usted pueda pensar, por ejemplo, el uniforme de los conductores, la frecuencia de limpieza de los autobuses, las paradas, etc. Esto le evitará muchos dolores de cabeza durante el evento pero, sobre todo, le permitirá recuperar los costos si los servicios no son prestados del modo prometido.
  • El departamento de asuntos jurídicos debe formar parte del proceso del contrato. Lo ideal sería que su programa nacional o local contara con una persona ya asignada (pagada mediante anticipo de honorarios o contratada, en vez de por hora), la cual debe ser responsable de revisar sus contratos. Asegúrese de que el asesor legal repase el contrato entre su institución y la compañía organizadora de eventos. Una buena empresa de este tipo también contará con su propio departamento legal.

Aileen Pistone participó en varios eventos especiales importantes de HFH con los años y estuvo a cargo de la logística y/o la gestión de proyectos de los eventos.

Cómo planificar un evento sin una compañía especializada

Si es como la mayoría de nosotros que trabajamos para HFHI, usted hace el trabajo por su propia cuenta y no se puede dar el lujo de ni tiene el presupuesto para contratar una compañía organizadora de eventos o logística para que lo ayude. Si éste es el caso, tome en cuenta los siguientes puntos:

1. Personal y contratados

Contrate a una persona o seleccione a un miembro de su equipo que tenga visión de futuro, sea organizado, se mantenga tranquilo en situaciones tensas, trabaje bien en equipo y sea un pensador sagaz que tenga la capacidad de pararse a pensar y ver la situación en su conjunto. Tener algunas de las destrezas no cuenta; tómese el tiempo para encontrar la persona apropiada. Esto bien valdrá la pena, porque esa persona estará a cargo de la logística.

2. Una planificación oportuna

Debe definir su trayectoria fundamental, programa y/o calendario al menos seis meses antes de la actividad. Si desea confeccionar un buen presupuesto, debe realizar una buena planificación. Usted debe utilizar un sistema para crear y supervisar su logística, y éste debe ser un medio que pueda consultar regularmente y compartir con otras personas en cualquier momento que desee ver cómo van las cosas.

3. Tome todos los aspectos en cuenta

Visualice su evento como si fuera un voluntario: ¿Quién le da la bienvenida? ¿Qué tiene en sus manos? ¿Qué ve? ¿Dónde se aloja? Recorra cada paso que un voluntario daría. Tome cada una de estas piezas y divídalas en componentes más pequeños. Separe estas tareas entre los miembros de su equipo, pero el dirigente debe conocer y ser responsable de mantener cada una de ellas en el programa.

4. ¿Cuál es su plan de emergencia?

Esté preparado para las emergencias: accidentes, la comida que no llega, los autobuses que se descomponen, o los voluntarios que están perdidos. ¿Cuál es su plan de emergencia? Un equipo para el manejo de crisis forma una parte fundamental de la preparación.

5. Equipo para el manejo de crisis

Éste es un equipo fundamental en cualquier actividad y cumple un rol de manejo de las crisis. Está formado por dirigentes claves de cada una de las áreas principales a cargo de la toma de decisiones del evento (así como apoyo externo, por ejemplo, el responsable de las áreas de seguridad, servicio de primeros auxilios y servicios de comidas, el asesor jurídico, etc., dependiendo de la emergencia en particular). Ellos saben que pueden ser convocados en cualquier momento durante un evento y que juntos tomarán las decisiones para manejar apropiadamente una crisis. Nadie necesita saber forzosamente sobre este equipo, excepto sus miembros.

6. Enfoque y comunicación del equipo

El equipo de logística es una de las partes de otro más grande que permite realizar un evento especial. Tómese el tiempo para comprender en qué área se está enfocando y comparta sus recursos. Por ejemplo, los equipos de construcción y logística se pueden ayudar entre sí de muchas maneras, pero todo comienza con una gran comunicación y trabajo en equipo desde el primer día. Por ejemplo, no podría haber construido 7 excusados para que más de 3000 personas los utilizaran en el medio del campo en un país sin excusados portátiles ni agua corriente, si no hubiera tenido el respaldo del equipo de construcción. Este apoyo se basó en nuestra relación de trabajo durante los meses antes de la actividad.

7. Contratos

Si no está por escrito, no sucederá. Usted dormirá mejor antes de su evento si sabe que firmó contratos con cada proveedor o empresa de la que espera apoyo antes, durante y después de su evento. Sus proveedores también lo tomarán más en serio y lo considerarán más profesional (hay más sugerencias sobre los contratos en el artículo sobre logística). Mantenga tantos registros escritos como sea posible; es fácil llamar a alguien por teléfono, pero si también puede recibir una confirmación por correo electrónico sobre los detalles de la llamada, mucho mejor.

Éstas sólo son algunas sugerencias para una planificación y ejecución apropiadas de la logística que, es de esperar, lo ayudarán a mantener contentos a sus voluntarios y crearán más oportunidades de voluntariado en su programa. ¡Buena suerte!