Planificación financiera para un evento especial -- Habitat for Humanity Int'l 1

Planificación financiera para un evento especial

Por Aileen Pistone

La clave para un evento especial exitoso son su equipo financiero y su plan de juego. Con frecuencia, se supone que esta área particular se fusionará simplemente con los sistemas financieros del programa nacional existente, pero a menudo esto no es así. A continuación, se hacen algunas sugerencias que muchos de nosotros damos por sentado, pero que deben ser abordadas individualmente cuando organizamos un evento especial.

1. Confeccione su propio presupuesto:
Use los presupuestos de otros eventos especiales como guía, pero tómese tiempo para prepararse. Pida varias cotizaciones para cada partida presupuestaria y determine cuál será el costo real para su programa nacional. Hable con otras personas que hayan organizado eventos especiales y establezca qué partida presupuestaria podría faltar y luego inclúyala.

2. Contrate personal adicional:
Un evento especial causará un enorme estrés al personal financiero actual. Siempre es una buena idea contratar personal contable o financiero extra para manejar la carga de trabajo adicional.

3. Proceso de compras apropiado:
Si su organización no tiene un procedimiento de compras definido antes de un evento especial, se necesitará uno. Un nivel mínimo de controles de compra incluye el uso de órdenes y solicitudes de compra y una plantilla de aprobación. Aprenda de las personas que organizaron eventos anteriores y comuníquese con sus oficinas para obtener muestras.

4. Buenos sistemas de contabilidad:
El sistema puede ser impreso o utilizar un software, pero el ingreso de los datos y procedimientos debe ser de suma calidad. Un buen punto de partida para determinar si su organización tiene buenos sistemas contables sería repasar los resultados de su última auditoría externa. No debe considerar organizar un evento especial si su ésta fue negativa. Además, evalúe solicitar una auditoría interna para garantizar que los controles internos apropiados estén implementados.

5. Preparación de informes adicional:
Además de un buen sistema contable, su organización tendrá que preparar y manejar un mayor volumen de informes debido al evento especial. Asegúrese de que su personal esté preparado para tomar trabajo adicional y presentar los informes adicionales a tiempo.

6. Comunicación clara:
Por último, asegúrese de que todos los participantes en un evento especial conozcan las reglas del juego. No se trata de una simple comunicación por escrito, sino de compartir directamente con los interesados lo que es realmente importante y se debe tomar en cuenta, hasta los simples hechos "dados por sentado". Una clara comunicación ayudará a evitar malos entendidos y desacuerdos en el futuro.

Aileen Pistone participó en varios eventos especiales importantes de HFH con los años y estuvo a cargo de la logística y/o la gestión de proyectos de los eventos.