Un análisis minucioso de un evento especial exitoso -- Habitat for Humanity Int'l 1

Un análisis minucioso de un evento especial exitoso

Por Karan Kennedy, con Sue Johnson, Samantha Ellis y Stuart Hendry

7:15 de la mañana. Primer día.
¡Los voluntarios llegan con sus zapatos de punta reforzada, guantes de trabajo, camisetas corporativas y muchísimo filtro solar, listos para construir casas con HFH Sudáfrica (HFHSA)! Una vez que se les da una cálida bienvenida y se les ofrece café caliente y un desayuno continental, se llama a algunos voluntarios a la mesa de inscripción para que presenten los documentos necesarios, mientras que otros van a la carpa y miran hacia el sitio de construcción cuesta abajo. Las casas terminadas en proyectos de obra anteriores son la prueba de que, en una semana, las fundaciones de losa de hormigón al pie de la colina se transformarán en casas simples y dignas para las próximas 14 familias en la filial de Ethembeni, Durban, Sudáfrica.


El trabajo de base de esta obra se realizó meses y de hecho años antes. Las fundaciones del sitio se prepararon por primera vez para el Proyecto de Obra Jimmy Carter en 2002, el cual construyó 100 de las 350 casas que finalmente lo ocuparán. En 2005, una obra promovida por grandes empresas construyó ocho casas; en el sitio también se emprendieron obras auspiciadas por jóvenes, mujeres, pequeñas empresas y equipos de la Aldea Mundial. Con cada obra, el equipo de Sudáfrica ha aprendido lecciones, mejorado procesos y acumulado experiencia para garantizar que la construcción logre sus objetivos siguientes:

  • Recaudar fondos para costear el evento y el costo de la construcción
  • Voluntarios que preguntan: "¿Cuándo es la próxima obra?"
  • Aumentar el conocimiento sobre la necesidad de viviendas en Sudáfrica
  • Casas bien construidas, que nos acercan más a la terminación de 350 casas dentro de la fecha límite, fijada como condición para la edificación de la propiedad

¿Qué hemos aprendido en los últimos cinco años? Una breve recorrida por la obra promovida por empresas de 2006 ofrece algunas perspectivas interesantes.

Aproveche las relaciones

Cuando la oficina regional de Durban se prepara para la obra de 10 casas, promovida por empresas, el primer paso consiste en repasar la base de datos de voluntarios y comunicarse con aquellos que ya hayan trabajado antes para determinar si están interesados. Se contacta a los individuos que están vinculados con una empresa y se les pide que platiquen con las personas que toman las decisiones en su empresa para ver si pueden trabajar como voluntarios. Se aprovechan las relaciones que datan del Proyecto JCWP. Además, Ernst & Young (que participó anteriormente en las obras de Ciudad del Cabo y Johanesburgo) acuerda patrocinar una junta de desayuno en Durban para sus clientes corporativos. HFH Sudáfrica (HFHSA) invita a otros contactos corporativos que parecen interesados en la obra. HFHSA ofrece una breve exposición PowerPoint y entrega folletos informativos. Luego de la junta, hace llamadas y envía mensajes electrónicos complementarios y, en algunos casos, hace una visita para brindar información adicional. En poco tiempo, 10 compañías se comprometen a participar en la obra. Otra empresa quiere participar, pero no tiene suficientes empleados para satisfacer el requisito de voluntarios. En el momento de la obra, hay interés y fondos suficientes para construir en realidad 14 casas.

Racionalice su presupuesto: conozca sus gastos

Samantha Ellis, la coordinadora del evento, confecciona el presupuesto y establece sus costos. Ellis puede tener un presupuesto razonable y también crear una reserva, utilizando proveedores locales, manteniendo un servicio de comidas simples y reclutando voluntarios experimentados para trabajar en el evento. En realidad, se usan fondos adicionales para comprar radios bidireccionales para mejorar la comunicación entre los dirigentes del equipo y el personal principal. Basándose en su experiencia, HFHSA sabe bien que el evento costará R7.500 (US$1.021) por socio corporativo más R50.000 (US$6.805) para los costos de construcción.

Firme un protocolo de intenciones con la compañía: consiga el dinero de entrada.

Sue Johnson, la Gerenta de Recursos, es la persona de contacto principal con cada compañía. Cuando una empresa decide participar, Johnson se asegura de que el socio corporativo comprenda sus obligaciones, así como el apoyo que Hábitat prestará. Se firma un protocolo de intenciones, el cual define las obligaciones de ambas partes y los términos de pago. El pago, dividido en dos cuotas, cubre el costo de los materiales para una casa y los gastos del evento. La primera cuota se salda cuando se firma el protocolo de intenciones, mientras que el pago final se cancela dos semanas antes del evento.

Johnson también entrevista a las familias beneficiarias antes de la construcción para explicar a cada una de ellas que los voluntarios de las empresas los ayudarán a edificar sus casas. Luego hace una reseña de cada familia, su historia y sus condiciones de vida actuales. Estas reseñas se envían al jefe del equipo corporativo, para que los voluntarios tengan información, por adelantado, de la familia con la cual trabajarán.

Racionalice los procesos: delegue.

Después de firmar el protocolo de intenciones, Ellis se comunica con cada individuo identificado como jefe de un equipo corporativo y le entrega una guía y una lista de control que detalla todas las tareas que se deben hacer para organizar a los voluntarios para la construcción. Cada compañía es responsable de registrar a las personas, decidir quién vendrá qué día, organizar el transporte, traer bocadillos y bebidas extra, proporcionar gafetes, recolectar los formularios de inscripción y descargo de responsabilidad y distribuir el manual electrónico para voluntarios.

Maneje las expectativas.

Una sesión de orientación, conducida antes de la construcción, aclara las expectativas para los participantes de las empresas, así como las familias propietarias, y destaca que Hábitat para la Humanidad no es una organización que "da dádivas". La gente se confunde cuando piensa que la empresa está "patrocinando" la casa; si ésta dona su valor, ¿por qué las familias deben cancelar su costo? Por ese motivo, HFHSA ya no usa más el término "patrocinio de casas", sino que se refiere a las donaciones al programa de construcción de casas. Los voluntarios construyen la casa junto con la familia propietaria. Siendo fieles al espíritu de Hábitat, tanto las empresas donantes como las familias beneficiarias comprenden que éste es un proyecto conjunto.

HFHSA tiene una política muy estricta sobre la entrega de regalos a las familias propietarias por parte de los socios corporativos. Un importante donante ofrece entregar lavadoras a las familias, pero Johnson explica que: "Usted no puede venir y entregar lavadoras a 10 familias y no al resto". Los socios corporativos comprenden la idea enseguida.

En cambio, los voluntarios de las empresas entregarán un regalo durante la fiesta de inauguración de una casa. HFHSA fija el valor del regalo y cada familia recibe el mismo: una bolsa de comestibles o cobijas o toallas.

Se notifica a las familias propietarias con suficiente antelación sobre las fechas de la obra para darles tiempo a que salgan del trabajo y puedan intervenir junto con los voluntarios. La relación entre la familia y los voluntarios es un importante componente de la obra.

Planifique por anticipado: tenga muchos recursos/personal en el sitio.

A medida que se acerca la fecha del evento, Ellis está muy ocupada. Hay reuniones quincenales regulares y luego semanales con el personal regional de HFH, de la filial y los voluntarios que participarán. Como es un evento tan grande, se ha reclutado a personal experimentado de las otras oficinas regionales y Stuart Hendry, el Co-Coordinador de Eventos Especiales, llega para ayudar a Ellis con los detalles.

Aunque la oficina regional se ocupa de la planificación del evento, los voluntarios y la recaudación de fondos, la filial está a cargo de la preparación de la construcción. El gerente de la filial trabaja con su equipo de construcción para preparar las fundaciones. Como el terreno es irregular y está cubierto de colinas, se presta sumo cuidado para asegurarse de que las losas de hormigón sean vertidas y curadas correctamente. Se contrata a ingenieros para que inspeccionen el sitio. El encargado del depósito recolecta y asigna las herramientas para cada sitio; si no son suficientes, se toman prestadas las de otras filiales.

Además de un supervisor de construcción y un jefe de cuadrilla en cada sitio, habrá jefes de cuadra, cada uno de los cuales estará a cargo de tres o cuatro casas. Aunque el supervisor de construcción y los jefes de cuadra son personal de Hábitat, los jefes de cuadrilla son voluntarios (no de la empresa, sino de obras anteriores) que pueden participar en la semana. Aunque Ellis trabajó con cada uno de ellos antes, los reúne para una capacitación antes del evento con el fin de asegurarse de que cada uno comprenda su rol de líder en el equipo, garantizando una buena comunicación entre el supervisor de la construcción, las familias y los voluntarios. Cualquier problema será comunicado al jefe de cuadra, quien aporta su experiencia adicional o toma medidas para resolverlo; por ejemplo, consigue más herramientas.

Convierta la seguridad en una prioridad.

La seguridad es una prioridad principal, tanto de la construcción como la seguridad general en el sitio. Para esta obra, una de las empresas participantes, ADT Security, dona guardias durante el día para controlar los vehículos y, por las noches, para proteger las carpas y el equipo de sonido. Además, se ha organizado a la comunidad de la filial para que provea patrullas de vigilancia. La gente en la comunidad sabe quién se supone que debe estar allí y quién no.

Se arma una carpa para emergencias con paramédicos profesionales que trabajan como voluntarios cada día de la construcción; ellos tratan la mayoría de las lesiones, en general alguien que se martilló un dedo o se rasguñó una rodilla. Sin embargo, si hay una lesión grave, llamarán a una ambulancia y alertarán a Ellis, quien guarda consigo todos los formularios de inscripción durante todo el día. Estos formularios están organizados por orden alfabético, y ella ubicará rápidamente el formulario apropiado para establecer si la persona tiene una afección de salud o alergias que deba informar a los paramédicos.

El problema de salud más importante en Sudáfrica es la deshidratación. El clima muy húmedo, junto con las altas temperaturas, son particularmente peligrosos para los voluntarios que están acostumbrados a trabajar adentro. En cada sitio de construcción hay una persona designada para recordar a los voluntarios que tomen mucha agua, y hay botellas disponibles en cada sitio.

Además de una sesión informativa de seguridad, conducida cada mañana para los voluntarios, los jefes de cuadrilla están entrenados en seguridad del sitio. Los jefes de cuadra se la pasan caminando para detectar las posibles situaciones peligrosas.

Supervise al comenzar y al terminar cada día.

Al terminar el día, los jefes de cuadrillas, supervisores de construcción y jefes de cuadra se reúnen para platicar sobre los problemas que se originaron en el sitio. Otro personal clave, incluidos el gerente de la tienda y el del sitio, intervienen también. Uno de los jefes de cuadrilla toma notas sobre los problemas principales que formarán parte de la evaluación final al terminar la obra. Se repasan los acontecimientos del día, se identifican los problemas que se deben resolver y se fijan las metas para el día siguiente. Cuando termina la sesión, las soluciones ya están en camino de ser adoptadas.

7 de la mañana. Segundo día.
Los jefes de cuadrilla y los supervisores de construcción recogen herramientas de grandes cajas donde quedaron guardadas bajo llave por la noche. Un supervisor de herramientas con un anotador verifica las herramientas asignadas a cada grupo. Los camiones entregan los materiales y herramientas a cada casa para que todo esté listo cuando los voluntarios lleguen el segundo día.

Cuando todos están reunidos, Hendry comienza la sesión de orientación y destaca la seguridad y protección personal. La reunión informativa es técnica y visual y demuestra cómo algo puede salir mal rápidamente y cuán importante es la seguridad para una obra exitosa.

8 de la mañana. Segundo día.
Los jefes de cuadrilla y familias suben la colina desde la obra en construcción, se reúnen con el grupo de voluntarios y son presentados. Se fijan las metas para el día. Los comentarios de la evaluación del primer día indica que dos casas están atrasadas con respecto al calendario. Se previó este problema, porque uno de los socios corporativos patrocinó una casa, pero no pudo enviar voluntarios. Ellis pregunta si alguien querría intercambiar casas para ayudar; la respuesta es abrumadora. Hay un espíritu de camaradería entre todos los voluntarios; todos se sienten responsables y enfrentan el desafío de terminar todas las casas el fin de semana.

3:30 de la tarde. Tercer día.
Los jefes de cuadrilla reúnen a los voluntarios para repasar las actividades del día. ¿Qué disfrutaron hoy? ¿Cuál fue el desafío más grande? ¿Qué podemos hacer mejor mañana?

Después de esta reseña rápida, los voluntarios limpian el sitio, recolectan las herramientas y las cargan en carretillas, que son recogidas por las camionetas para que puedan ser controladas y guardadas bajo llave durante la noche. Las camionetas luego dan la vuelta para conducir a los cansados voluntarios cuesta arriba.

Los voluntarios se detienen por un momento para echar un último vistazo a la obra en construcción, evalúan el progreso del día y regresan a sus autos. A medida que ellos se alejan del sitio, los jefes de cuadrilla y el personal se reúnen debajo de la carpa; recogen los comentarios de la evaluación del día, abordan los posibles problemas y fijan las metas para el cuarto día.


Evalúe e incorpore "las lecciones aprendidas".

Al terminar la obra, el personal de HFH y los voluntarios se reúnen por última vez. El objeto de esta revisión final es determinar lo que salió bien y lo que no salió bien en conjunto. Se identifican los problemas y se incorporan las lecciones aprendidas en la planificación del siguiente evento. Aunque hay disponibles formularios de evaluación para los voluntarios, se ha comprobado que este método de revisión oral, así como la inclusión de las lecciones aprendidas en un documento, son más eficaces.

Envíe cartas de agradecimiento complementarias; mantenga sus contactos.

Ellis y Johnson trabajan juntas para ingresar los nombres de los voluntarios en una base de datos. Se envía una carta de agradecimiento a cada empresa, junto con fotos o formularios de evaluación complementarios, según lo solicite el jefe del equipo corporativo. Se anotará a cada voluntario en la lista de envío por correo de un boletín informativo mensual.

Un año después de la obra, ¿se alcanzaron las metas?

En junio de 2007, una obra de 20 casas completará el total de 350, lo cual permitirá cumplir con la fecha límite para la edificación del sitio. Johnson se complace en informar que aún antes de lanzar la publicidad de la obra, cinco empresas ya quieren participar. La experiencia, que comienza como un ejercicio de formación de equipo para la compañía, se convierte en algo mucho más significativo para los voluntarios. Según la explicación de Johnson: “Muchos de ellos toman la autopista para ir a sus oficinas y pasan enfrente de las casuchas que se extienden a lo largo de ésta. La obra les da la oportunidad de moverse en un entorno que nunca podrían haber experimentado de otra manera; es una sensación muy, muy profunda".

Karan Kennedy es la Directora de Proyectos Internacionales en HFHI. Sue Johnson trabaja en el área de comunicaciones y desarrollo de recursos de HFH Sudáfrica; Samantha Ellis es la Gerenta de Eventos y Voluntarios en HFH Sudáfrica KZN y Stuart Hendry es el Coordinador de Eventos Especiales en HFH Sudáfrica.