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Las claves para una planificación estratégica exitosa

Por Naresh Karmalker y Besim Nebiu

  • Un presupuesto para la sesión de planificación estratégica a comienzos del último trimestre del año fiscal, a más tardar, lo cual dará suficiente tiempo para crear y mejorar los planes de puesta en práctica y los sistemas de supervisión y permitirá recabar las opiniones de los interesados.
  • Decidir usar un proceso participativo desde el comienzo. Aunque demanda más tiempo, resulta en un mayor sentido de pertenencia por todos los interesados y conduce a una mejor comprensión sobre el programa y su dirección.
  • Conducir una evaluación o un análisis exhaustivos sobre el programa antes de la sesión de planificación estratégica para hacer una actualización exacta para todos los interesados y también definir las cuestiones claves en las cuales hay que enfocarse.
  • Hacer participar a los interesados claves (la junta y el personal, los beneficiarios reales y potenciales, los expertos, los representantes gubernamentales, los donantes y los partidiarios, etc.) en el proceso.
  • Diseñar un proceso y comunicarlo a los interesados principales; asegurarse de que todos lleguen a una comprensión y un acuerdo comunes sobre el proceso.
  • Enviar los datos de antecedentes a los interesados bien de antemano.
  • ¡No todos los datos son útiles! Usar datos pertinentes, confiables, verificables durante la evaluación de las necesidades.
  • Tanto como sea posible, usar un moderador neutral, preferentemente ajeno a Hábitat. Si no se puede encontrar un moderador externo a Hábitat, entonces se puede usar un moderador de otra oficina o programa de país.
  • Comenzar siempre con una revisión de los logros del programa dentro del último periodo del plan para dar una idea de logro en el equipo.
  • El moderador debe desafiar a los interesados para que vuelvan a pensar en estrategias y expandir los horizontes; tener siempre la siguiente pregunta en mente: “¿Es lo mejor que podemos hacerlo?” Sin embargo, se debe asegurar que el plan continúe siendo algo que se pueda lograr por medio del programa existente con la mejora apropiada de la capacidad.
  • Formular no más de cuatro a cinco estrategias amplias y claves, las cuales deben ser suficientes para abarcar el programa y superar los obstáculos que se puedan haber identificado para alcanzar el objetivo.
  • Establecer las metas y los objetivos; asegurarse de que estén alineados con la misión y la visión.
  • Definir los indicadores para que las metas y los objetivos sean susceptibles de ser medidos.
  • Formular un plan de recursos que se adecue a la estrategia. ¿Cuáles son los recursos financieros y humanos que se deben facilitar para lograr las metas y los objetivos? Asegurarse de que los objetivos y los recursos estén bien alineados y sean susceptibles de alcanzar.
  • Formar grupos de tarea de varios interesados, cada uno con un líder de equipo, para llevar a cabo la tarea de crear planes de puesta en práctica. Cada equipo debe tener una tarea específica y una fecha límite en la cual se presentarán los planes.· Comprometerse con un programa de supervisión y evaluación para rastrear el progreso de la puesta en práctica del plan.
  • Comunicar el plan estratégico completo y los planes de puesta en práctica a todos los interesados y fijar una fecha para recibir las opiniones.
  • Distribuir todos los informes de supervisión a todos los interesados para garantizar su participación en la corrección apropiada del curso.

Naresh Karmalker es un asesor de programas para la planificación, supervisión y evaluación para HFH en Asia y el Pacífico. Besim Nebiu es el gerente de programas de HFH en Europa y Asia Central.